Tổ chức sự kiện Hà Tĩnh, nên chọn công ty nào tốt nhất hiện nay?

Tổ chức các sự kiện giúp các doanh nghiệp có cơ hội quảng bá rộng rãi các sản phẩm của mình, thu hút nhiều khách hàng và xây dựng mối quan hệ gắn kết hơn cùng các đối tác. Việc nắm rõ các quy trình để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức một sự kiện gồm những bước gì? Công ty nào tổ chức sự kiện Hà Tĩnh uy tín, chất lượng? Trong bài viết sau đây, chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về những vấn đề này nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình gồm các bước lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện và giám sát một chương trình tại địa điểm và thời gian cụ thể. Mục đích nhằm cung cấp, truyền đạt cho khán giả các thông điệp, thông tin về chủ đề, sản phẩm… Hình ảnh của một thương hiệu, công ty sẽ được nâng cao nếu biết cách sắp xếp, tổ chức chỉn chu một sự kiện và thực hiện nó một cách chuyên nghiệp.

Phân loại hình thức tổ chức sự kiện

Sự kiện sẽ được chia thành nhiều hạng mục khác nhau tùy theo tính chất và mục tiêu của việc tổ chức, chẳng hạn như:

Sự kiện của công ty : lễ động thổ, lễ khai trương/ khánh thành…

Sự kiện tổ chức lễ kỷ niệm: ngày thành lập, mừng ngày sinh nhật, tiệc mừng giáng sinh, tiệc mừng tất niên

Sự kiện quảng bá: chương trình sự kiện triển lãm, lễ giới thiệu sản phẩm mới…

Sự kiện thể thao, giải trí: buổi hòa nhạc, lễ hội âm nhạc, lễ trao giải…

Vai trò của việc tổ chức sự kiện

Hỗ trợ thu hút sự quan tâm và chú ý của người tiêu dùng, đối tượng mục tiêu và giới truyền thông.

Là một công cụ quan trọng cho các chiến dịch marketing, tiếp thị quảng cáo và khuyến mại.

Tạo sức hút cho sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu đồng thời nâng cao doanh thu của doanh nghiệp.

Tạo tác động theo hướng tích cực đến hình ảnh thương hiệu hoặc sản phẩm dịch vụ trên thị trường.

Tổ chức sự kiện Hà Tĩnh chuyên nghiệp gồm có những bước nào?

Trong bài này, chúng tôi sẽ phân tích rõ hơn các bước để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, cụ thể:

Tổ chức sự kiện Hà Tĩnh cần nghiên cứu các thông tin và dữ liệu về sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, ban tổ chức phải tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu cơ bào gồm: Chủ đề của sự kiện, thông điệp truyền thông dự kiến ​​của công ty, đối tượng mục tiêu và số lượng người tham dự dự kiến. Từ đó, bạn cũng sẽ chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với thông điệp và những người tham dự.

Tổ chức sự kiện Hà Tĩnh cần phải xây dựng sáng tạo các ý tưởng

Chủ đề và nội dung của sự kiện sẽ do người tổ chức quyết định sau khi đã nghiên cứu kỹ các thông tin dữ liệu. Để đơn vị tổ chức có thể hiểu và sáng tạo ý tưởng, bây giờ bạn phải phát triển một nhóm các mục tiêu và nhiệm vụ chi tiết cho từng mảng của vấn đề sự kiện.

Tổ chức sự kiện Hà Tĩnh cần lên timeline chi tiết chương trình

Sự thành công của sự kiện chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố timeline. Để ngăn chặn thời gian chết trong sự kiện, hãy lên kế hoạch chi tiết chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ. Ngoài ra, thời gian của mỗi giai đoạn phải trùng khớp với nhau mà không được có sự chậm trễ làm ảnh hưởng đến thời gian cần thiết cho việc tổ chức.

Tạo kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực

Mỗi mốc thời gian sẽ có một nhóm nhân viên thực hiện và nhân sự chính là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Việc sắp xếp đội ngũ nhân sự để tối đa hóa hiệu quả chủ yếu dựa vào chiến lược được sử dụng để phân công các cá nhân vào các nhiệm vụ cụ thể và xác định nhiệm vụ của mỗi người.

Dàn dựng chi tiết cho sự kiện

Tùy thuộc vào chủ đề và quy mô, một sự kiện chuyên nghiệp thường sẽ mất từ ​​1 đến 3 tuần để lập kế hoạch và thực hiện, bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Liên lạc với các bên có liên quan , chẳng hạn như làm việc với các cơ quan quản lý để xin giấy phép tổ chức.
• Trước khi diễn ra sự kiện, hãy standee, backdrop, banner để truyền thông.
• Gửi thiệp mời cho các vị khách tham gia sự kiện.
• Để dàn dựng sân khấu, cần thuê PG, thuê dàn loa, ánh sáng…
• Chuẩn bị đồng phục cho đội ngũ nhân viên tham gia tổ chức sự kiện
• Để kiểm tra xem liệu có bất kỳ lỗi nào cần khắc phục hay không, hãy chạy chương trình thử một hoặc hai lần.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Các nhà tổ chức sự kiện sẽ tuân theo danh sách kiểm tra và khung thời gian của chương trình khi họ thực hiện nhiệm vụ của mình. Để giám sát công việc của nhân viên, các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo đúng kế hoạch đã được phân công từ trước.

Sự kiện kết thúc

Các nhà tổ chức sự kiện phụ trách thu dọn các vật dụng và máy móc sau sự kiện. Ban tổ chức cần phải đảm bảo rằng các thiết bị và phương tiện mà họ đã thuê vẫn hoạt động tốt đúng theo hiện trạng của ban đầu. Đơn vị tổ chức sự kiện phải liên hệ với bên cho thuê để yêu cầu bồi thường nếu thiệt hại xảy ra.

Tiến hành nghiệm thu các loại chi phí

Đơn vị tổ chức sẽ tiến hành nghiệm thu tất cả các loại chi phí với bên doanh nghiệp sau khi đã quyết toán với bên cho thuê máy móc vật dụng. Công ty sẽ thanh toán cho đơn vị tổ chức và làm công tác kiểm tra.

Phân tích sự kiện đã tổ chức để rút ra các bài học kinh nghiệm hữu ích

Các bộ phận sẽ được yêu cầu nộp một báo cáo chi tiết mọi công việc đã thực hiện trong sự kiện, gồm những gì đã làm được và những gì chưa làm được. Mỗi bộ phận sẽ làm một báo cáo theo ba giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện,

Đơn vị tổ chức sự kiện Hà Tĩnh tốt nhất hiện nay

Công ty TNHH Hong Lam Media là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện và cung cấp các dịch vụ gồm: Tổ chức sự kiện và event; Truyền thông và giải trí; Quảng cáo thương mại; Kỹ xảo và hiệu ứng phim, hình ảnh; Biên tập nội dung, kịch bản các chương trình.

Hong Lam Media luôn đặt ưu tiên hàng đầu cho yếu tố con người và luôn nỗ lực để để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của Quý khách hàng. Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn, tận tâm và chuyên nghiệp Công ty đã tổ chức thành công nhiều sự kiện và chương trình cho các đối tác, khách hàng bao gồm Vietinbank, Toyota, Mobifone, Cannon, Eva De Eva, Canifa…

Đội ngũ tổ chức chương trình của Hồng Lam Media luôn cố gắng để tạo sự nổi bật trong khi lên kế hoạch cho từng sự kiện nhằm tận dụng tối đa giá trị truyền thông mà khách hàng mong muốn có được từ việc tổ chức sự kiện. Chắc chắn hiệu ứng truyền thông mà Hồng Lam mang đến sẽ giúp kết nối và nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn.

Lời kết

Trên đây là quy trình để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng địa chỉ đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Tĩnh và Nghệ An tốt nhất hiện nay. Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ trong bài viết này trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn lựa chọn được một công ty tổ chức sự kiện phù hợp.